Il n’est pas rare qu’une structure soit victime de ses propres dysfonctionnements. Cela peut s’expliquer par de nombreuses raisons, tant structurelles, organisationnelles qu’humaines. Un bon conseil en organisation peut déceler ces difficultés et surtout accompagner afin d’améliorer le fonctionnement.
Toute structure (entreprise, association, administration publique…) définit ses règles d’organisation internes et externes (gouvernance, gestion, communication…)
Elle le fait notamment à partir des exigences des réglementations dont elle dépend mais également pour son fonctionnement élémentaire.
Pour autant, certaines règles décidées en conséquence de ses obligations pourraient être optimisées sans mettre à mal l’organisation vis-à-vis du respect de la réglementation.
Par ailleurs, d’autres procédures peuvent être repensées pour fluidifier le fonctionnement entre services et avec les interlocuteurs externes.
Ses règles peuvent être améliorées grâce à un conseil en organisation.
Fonctionnement global d’une structure ou d’un service, préparation d’un événement… ce type de conseil permet de poser un regard extérieur neutre et indépendamment des enjeux internes, mais il y a conseil et conseil.
Un « bon conseil en organisation » passe par plusieurs étapes indispensables qui vont assurer l’efficacité de la démarche.
Des échanges avec les décideurs à l’initiative de la démarche vont tout d’abord préciser la mission et son ampleur.
Une méthode d’approche va ensuite être proposée.
Elle combine généralement l’envoi de documents de la structure et une première série d’entretiens des personnes clés agissant sur le périmètre de la mission.
Des rendez-vous complémentaires peuvent être initiés pour apporter des précisions à l’audit.
AGUNG Consulting y ajoute la production des comptes-rendus d’entretiens validés par chaque personne entendue afin de s’assurer de la bonne interprétation des propos. Ces échanges restent confidentiels, garantissant ainsi la libre parole et une plus grande sincérité, et donc une meilleure appréhension de la situation.
Les entretiens jouent un rôle clé dans le processus d’amélioration de l’organisation : ils ont pour objectif de déceler les blocages et de trouver le bon angle pour les dissiper.
A partir de ces éléments, une première analyse est présentée.
Il est possible d’aller au-delà de ce diagnostic – ce qui est vivement conseillé – pour proposer des préconisations destinées à résoudre les points de difficultés.
Selon le contexte, cela pourra prendre la forme de groupes de réflexions animés par le conseil ou de nouveaux échanges individuels.
Quoi qu’il en soit, AGUNG Consulting pratique une approche humaine et respectueuse, en particulier dans des contextes tendus ou dégradés. Cela favorise un climat constructif amenant à des solutions élaborées plus sereinement.
Faire dialoguer les différentes parties prenantes renoue le dialogue quelquefois rompu simplement par le quotidien ou pour des raisons plus profondes. Cela amène aussi à comprendre les enjeux des un.e.s et des autres et de les intégrer dans la recherche d’une solution collective.
A la demande de la structure, le conseil peut approfondir ses préconisations puis les présenter aux équipes afin qu’elles s’en emparent.
Dans la majorité des cas, les préconisations proposées s’articulent autour de trois axes : le structurel, le fonctionnel et l’humain.
Le conseil peut poursuivre en accompagnant la conduite du changement mais la posture est alors différente, s’apparentant à partir de cette étape à du management de transition avec transmission de compétences.
Mais ce sera l’objet d’un autre article…
En savoir plus : www.agungconsulting.com/transformation
Cas pratique :
Dans une de ses missions, AGUNG Consulting a entendu plus de 20 personnes afin d’auditer l’organisation d’un événement stratégique majeur de la structure.
Le rapport d’audit a mis en évidence des difficultés et surtout proposé 80 préconisations catégorisées, affectées aux personnes concernées et priorisées.
Parce qu’elles ont été élaborées à partir de très nombreux échanges, en respectant des points de vue quelquefois divergents, ces recommandations ont été acceptées par les équipes. Elles sont actuellement en cours d’intégration dans le nouveau schéma d’organisation, pour plus de 90% d’entre elles.